Organiser ses papiers

Tri et classement des documents administratifs

pour alléger l'esprit et payer les factures dans les temps

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Classement des papiers, documents administratifs, archivage….  L’évocation de ces mots vous provoque un certain malaise, vos poils se dressent sur vos bras, une tension s’installe parfois même jusqu’à la nausée. Il vous arrive  de devoir payer des agios pour une facture réglée en retard. Quand vous devez  fournir un document, c’est la panique, « où diantre ce trouve ce fichu papier  ? Au fond de quel tiroir ? Pourvu qu’il ne soit pas parti à la poubelle ! »

Vous êtes atteinte de phobie administrative !!! Pour guérir des phobies, l’hypnothérapie est efficace, c’est une piste à explorer (lol). Mais pour l’heure, je vous propose une méthode que j’applique depuis plusieurs années et qui me facilite la vie. 

Le début de la nouvelle année est l’occasion pour moi de clôturer l’ancienne et de repartir avec un esprit clair et la tranquillité que tout est en ordre. Je n’aime toujours pas la paperasse, mais au moins je m’y retrouve et je m’évite ainsi un stress inutile. Car on ne cesse de vous le dire, le stress est mauvais pour la santé.

Déroulement des opérations

Avant toute chose, on se fixe une date dans son agenda afin que rien ne vienne nous détourner de notre  mission commando, et on s’y tient ! Allez, on choisit un moment où notre énergie est la plus haute, il est conseillé de prévoir au moins 2 heures, à renouveler. On prévient chacun des membres du foyer de cette mission de la plus haute importance afin de ne pas être dérangée. Et oui, ce jour-là, ils devront faire sans vous, car cette opération ne souffre aucune interruption. On éteint le portable, on éloigne toutes les distractions pour être hyper concentrée. 

Se préparer pour la bataille

Comme dans toutes les opérations de cette envergure, une bonne préparation est un pré-requis avant de se lancer dans la bataille. Et si vous sentez déjà à la lecture de ces quelques lignes, une angoisse vous envahir, et que votre cerveau s’active à trouver des excuses pour tout laisser tomber avant d’avoir commencé, la solution qui vous sauvera est de vous concentrez sur les bénéfices :

  • vous ne perdrez plus d’argent en payant vos facture dans les temps
  • vous allez gagner du temps en trouvant de suite le papier dont vous avez besoin
  • vous allez alléger votre esprit et gagner en sérénité
  • vous allez gagner de l’espace en vous débarrassant des papiers qui ne sont pas indispensables.

On s’installe sur une grande table dans un endroit éclairé, et on prévoit en amont tout le matériel nécessaire :

  • Une corbeille à papier
  • Un broyeur pour les documents sensibles
  • Des stylos, crayons, une gomme, une agrafeuse, des trombones
  • Une pochette cartonnée pour le courrier entrant ou une banette (une par personne suivant la composition de la famille)
  • Un trieur 6 séparations (plus pratique en carton)
  • Des dossiers cartonnés
  • Des dossiers suspendus dans une valise
  • Des boîtes d’archives
  • Des fiches bristol

L’agenda (papier ou électronique), le carnet d’adresse, des enveloppes timbrées et le chéquier. Et surtout : votre musique préférée et une boisson chaude et réconfortante.

Transformation de l'information

On commence par noter les rdv (médicaux, avec les copines, coiffeur…) et les informations (pour les enfants, info pour le yoga, portes ouvertes, salon, expositions…) dans l’ agenda et on jette les papiers qui contenaient l’information, cela s’appelle, la transformation de l’information. On note les adresses au fur et à mesure de la séance de tri dans le carnet d’adresse afin d’avoir toutes les infos au même endroit quand il sera nécessaire d’envoyer un courrier.

On passe maintenant au tri, au classement et à l’archivage des papiers à conserver. Pour cela, il vous faut imprimer un document important que vous trouverez sur le site  https://www.service-public.fr « Durée de conservation des papiers ».

C'est parti !

  • Déterminez un plan de classement, des noms clairs, pas de document non-classé, bannissez la catégorie «Divers »
  • Définissez le lieu de stockage des archives et celui des documents « en circulation »
  • De votre plus belle écriture, identifiez les différentes rubriques des dossiers
  • Attaquez par les piles de documents non-classés ou « orphelins » avant les dossiers existants, autrement dit par ce qui prend le plus de temps
  • Placez le document le plus récent sur le dessus.

Les 6 rubriques du trieur

  • Traiter (affaire en cours qui prend plus de 3 mn à traiter)
  • Classer (aucun traitement particulier, à ranger)
  • Payer (factures, faire le chèque tout de suite, l’accrocher sur la facture avec un trombone et reporter la date d’envoi dans l’agenda)
  • Noter (informations à reporter)
  • Répondre/discuter (bristol pour noter les idées)
  • En cours/en attente (à conserver temporairement)

Comment inscrire son organisation dans la durée

  • Déposez tous les papiers au même endroit
  • Consacrez 5 mn par jour à trier le courrier entrant
  • Faites immédiatement les tâches urgentes ou rapides, si une action demande moins de 5 mn, la faire immédiatement. La reporter prendra plus de temps. C’est la règle qui évitera de se laisser déborder à nouveau.
  • Programmez 30 mn par semaine à la revue du trieur
  • Passez en revue toutes les sections du trieur.
  • Archivez les papiers à conserver.

Plan de classement

Les catégories de documents respectent votre logique et le fonctionnement de votre famille sinon votre classement ne fonctionnera pas et le chaos reviendra. Bref pour qu’une organisation soit efficace et pérenne, elle doit vous correspondre sous peine d’échec.

J’ai testé différents classements avant d’adopter celui-ci :

Dossier (suspendu) HABITATION

Les chemises cartonnées portent le nom des catégories ci-dessous:

  • Energie (fioul, gaz)
  • eau
  • électricité
  • propriété ou location (contrat et quittances)
  • entretien (ramonage, copropriété, jardin, chaudière…)
  • Crédit
  • etc. (selon votre foyer)


Dossier PERSONNES DU FOYER

J’ai pris un dossier suspendu par membre de la famille et j’y ai placé les chemises suivantes:

  • identité (copie des papiers d’identité)
  • santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …)
  • Banque + un dossier Banque pour le compte-joint
  • scolaire/travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de l’année en cours)
  • cantine
  • transport
  • activités/loisirs ( adhésions de club, carte d’abonnement…)
  • santé
  • etc.

Dossier Assurance

  • Tous mes contrats sont réunis chez le même assureur, donc pas de chemise.

Dossier Auto

  • Entretien/réparation
  • Contrôle technique
  • Crédit

Dossier Animaux

  • Carnet de santé
  • Achat de matériel

Dossier Impôts

  • Impôts sur le revenu
  • Taxe d’habitation
  • Fonciers pour les propriétaire

Et pour organiser votre semaine, cliquez ici et imprimez votre planning hebdomadaire.

Si vous avez une autre organisation pratique et efficace, venez me la partager, j’adore tester de nouvelles méthodes.

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