Trier et organiser les papiers pour faire de la place dans les placards et alléger son esprit.

Classement des papiers, documents administratifs, archivage….  L’évocation de ces mots vous provoque un certain malaise, vos poils se dressent sur vos bras, une tension s’installe parfois même jusqu’à la nausée. 

Il vous arrive  de devoir payer des agios pour une facture réglée en retard. Quand vous devez fournir un document, c’est la panique, « où diantre ce trouve ce fichu papier  ? Au fond de quel tiroir ? Pourvu qu’il ne soit pas parti à la poubelle ! »

Vous êtes atteinte de phobie administrative !!! Pour guérir des phobies, l’hypnothérapie est efficace, c’est une piste à explorer (lol). Mais pour l’heure, je vous propose une méthode que j’applique depuis plusieurs années et qui me facilite la vie. 

Il ya deux moments dans l’année particulièrement propices pour trier et organiser ses papiers : le début de l’année, histoire de clôturer celle qui vient de s’écouler, et le printemps pour faire de la place à la nouveauté. 

Je n’aime toujours pas la paperasse, mais au moins je m’y retrouve et je m’évite ainsi un stress inutile. Car on ne cesse de vous le dire, le stress est mauvais pour la santé.

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Comment vont se dérouler les opérations ?

Avant toute chose, fixez une date dans votre agenda afin que rien ne vienne vous détourner de votre  mission commando. Et tenez-vous y ! Choisissez un moment où votre énergie est la plus haute, il est conseillé de prévoir au moins 2 heures (à renouveler si besoin). Prévenez chacun des membres du foyer de cette mission de la plus haute importance afin de ne pas être dérangée. Et oui, ce jour-là, ils devront faire sans vous, car cette opération ne souffre aucune interruption. On éteint le portable, on éloigne toutes les distractions pour être hyper concentrée. 

Puis, préparez-vous pour la bataille ! Comme dans toutes les opérations de cette envergure, une bonne préparation est un pré-requis avant de se lancer. Et si vous sentez déjà à la lecture de ces quelques lignes, une angoisse vous envahir, et que votre cerveau s’active à trouver des excuses pour tout laisser tomber avant d’avoir commencé, la solution qui vous sauvera est de vous concentrez sur les bénéfices :

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  • vous ne perdrez plus d’argent en payant vos facture dans les temps
  • vous allez gagner du temps en trouvant de suite le papier dont vous avez besoin
  • vous allez alléger votre esprit et gagner en sérénité
  • vous allez gagner de l’espace dans vos placards en vous débarrassant des papiers qui ne sont pas indispensables.
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Le bon matériel pour une bonne organisation !

Installez-vous sur une grande table dans un endroit éclairé, et prévoyez en amont tout le matériel nécessaire :

  • Une corbeille à papier
  • Un broyeur pour les documents sensibles
  • Des stylos, crayons, une gomme, une agrafeuse, des trombones
  • Une pochette cartonnée pour le courrier entrant ou une banette
  • Des chemises cartonnées
  • Des sous-chemises
  • Des dossiers suspendus dans une valise
  • Des boîtes d’archives

L’agenda (papier ou électronique), le carnet d’adresse, des enveloppes timbrées et le chéquier. Et surtout : votre musique préférée et une boisson chaude et réconfortante.

On transforme l'information

Commencez par noter les rdv (professionnels, médicaux, avec les copines, coiffeur…) et les informations (pour les enfants, info pour le yoga, portes ouvertes, expositions…) dans votre agenda et jetez les papiers qui contenaient l’information. Cela s’appelle la transformation de l’information.

Notez les adresses au fur et à mesure de la séance de tri dans votre carnet d’adresse afin d’avoir toutes les infos au même endroit quand il sera nécessaire d’envoyer un courrier.

Effectuez le paiement des factures en cours.

Passez maintenant au tri, au classement et à l’archivage des papiers à conserver. Pour connaître la durée de conservation des documents, rendez vous sur le site du service public.

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Comment trier, classer et archiver les papiers à conserver ?

  • Déterminez un plan de classement, des noms clairs, pas de document non-classé, bannissez la catégorie «Divers »
  • Définissez le lieu de stockage des archives et celui des documents « en circulation »
  • De votre plus belle écriture, identifiez les différentes rubriques des dossiers
  • Attaquez par les piles de documents non-classés ou « orphelins » avant les dossiers existants, autrement dit par ce qui prend le plus de temps
  • Placez le document le plus récent sur le dessus
  • Détruisez les documents sensibles.

Les catégories de documents devront respecter votre logique et le fonctionnement de votre famille sinon votre classement ne fonctionnera pas et le chaos reviendra. Bref pour qu’une organisation soit efficace et pérenne, elle doit vous correspondre.

J’ai testé différents classements avant d’adopter celui-ci :

Pour l’année en cours, j’utilise des dossiers suspendus dans une valise, des chemises cartonnées et des sous-chemises. Les documents plus anciens sont archivés dans des boîtes prévues à cet effet.

Dossier HABITATION

Les chemises cartonnées portent le nom des catégories ci-dessous, les sous-chemises sont destinées aux sous-catégories :

  • Energie (fioul, électricité, eau…)
  • Propriété ou location (contrat et quittances)
  • Entretien (ramonage, chaudière…)
  • Crédit
  • Assurance (vous pouvez aussi faire le choix d’un dossier ASSURANCES pour tous vos contrats)
  • etc. (selon votre foyer)

Dossier PERSONNES DU FOYER

J’ai pris un dossier suspendu par membre de la famille et j’y ai placé les chemises suivantes:

  • Santé (carnet de santé, ordonnances en cours, …)
  • Banque + un dossier Banque pour le compte-joint
  • Scolaire/Travail (bulletins de notes de l’année en cours, contrat de travail et bulletins de salaire de l’année en cours)
  • Activités/loisirs ( adhésions de club, carte d’abonnement…)
  • etc.

Dossier AUTO

  • Assurance
  • Entretien/réparation
  • Contrôle technique
  • Crédit

Dossier IMPÔTS

  • Impôts sur le revenu
  • Taxe d’habitation
  • Fonciers pour les propriétaires

Dossier ANIMAUX

  • Carnet de santé
  • Achat de matériel

Mes 5 astuces pour pérenniser votre organisation

ASTUCE n°1 pour mettre en place de bonnes habitudes :

Déposez tous les papiers au même endroit (dans une pochette cartonnée, une banette ou autre…Dans l’entrée, le salon, le bureau…)

ASTUCE n°2 :

Consacrez 5 mn par jour à trier le courrier entrant. Le courrier qui ne nécessite pas d’être conservé et la publicité vont directement au tri.

ASTUCE n°3 :

Faites immédiatement les tâches urgentes ou rapides. Si une action demande moins de 5 mn, la faire immédiatement, la reporter prendra plus de temps. C’est la règle qui évitera de se laisser déborder à nouveau.

ASTUCE n°4 :

Programmez 15 mn par semaine pour traiter les papiers qui se trouvent en attente.

ASTUCE n°5 :

Classez les papiers à conserver dans les dossiers suspendus.

C'est à vous de jouer !

  1. Fixez la date des opérations dans votre agenda
  2. Préparez votre matériel
  3. Transformez l’information
  4. Réglez les factures
  5. Consultez le site du service public pour connaître les documents à conserver et leur date de validité
  6. Déterminez un plan de classement
  7. Nommez et étiquetez vos dossiers et sous-dossiers
  8. Définissez le lieu de stockage des archives et celui des documents « en circulation »
  9. Triez, classez et archivez !
  10. Détruisez les documents sensibles.
  11. Mettez en place une routine.

Vous avez une organisation des papiers efficace et pérenne ? N’hésitez pas à venir m’en parler.

Vous ressentez le besoin de faire des changements
dans votre intérieur, et si on le faisait ensemble ?

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